Bab 3: Ringkasan Aktiviti Latihan Industri

3.1 Pengenalan

            Ringkasan laporan mingguan ini disediakan bertujuan untuk melihat hasil kerja yang telah dilakukan sepanjang menjalani latihan industri di Jabatan Zakat Negeri Kedah.

            Latihan Industri ini merupakan satu peluang untuk mempelajari secara langsung proses-proses kerja yang dilakukan oleh Jabatan Zakat Negeri Kedah seperti dalam Bahagian Korporat, Bahagian Pentadbiran, Agihan dan Pembangunan Asnaf, Dakwah dan Kutipan, Kewangan, Teknologi Maklumat dan Perolehan. kesempatan ini adalah pengalaman yang sesuai sebelum melangkah ke alam pekerjaan nanti. 

 2.2 Ringkasan Aktiviti Mingguan

            Berikut adalah ringkasan aktiviti yang telah saya lakukan sepanjang menjalani latihan industri di Jabatan Zakat Negeri Kedah:

MINGGU 1 

(01/12/2014 - 04/12/2014) 

• Mula melapor diri di Jabatan Zakat Negeri Kedah (JZNK).
• Berkenalan dengan pegawai-pegawai JZNK.
• Mendengar beberapa taklimat daripada pegawai yang mengendalikan pelajar latihan industri. Antara perkara yang diberitahu oleh beliau adalah:-Latar belakang JZNK-Peraturan jabatan-Etika kerja dan carta organisasi jabatan-Menempatkan pelajar ke bahagian masing-masing
• Diberi taklimat ringkas dari ketua bahagian korporat, Encik Mohd Sani bin Harun mengenai tugas-tugas dan bidang kerja yang dilakukan di bahagian korporat.
• Mengemaskini sistem fail di bahagian korporat.
• Merancang untuk membuat sudut 5S di bahagian korporat.
• Menaip surat kepada organisasi yang berurusan dengan JZNK di bahagian korporat untuk edaran Lensa Asnaf.
• Membuat tuntutan elaun perjalanan pegawai yang berkursus. 

MINGGU 2 

(07/12/2014 - 11/12/2015)

• Mengenalpasti, merekod dan menyimpan dokumen asal dan salinan ke dalam fail.
• Melabel dan mengasingkan kegunaan fail kepada dua bahagian iaitu luaran dan dalaman untuk memudahkan proses pencarian fail.
•  Mengkelaskan dokumen ke dalam fail yang telah dilabel.
• Menerima borang permohonan cenderahati dari stor korporat.

MINGGU 3 

(14/12/2014 - 18/12/2014) 

• Mempelajari cara untuk menggunakan mesin fotostat dan faks.
• Mengira dan mengemaskini stok cenderahati di bahagian korporat.
• Pengkelasan resume jawatan kosong untuk jawatan Pembantu Tadbir N17 bahagian korporat.
• Mempelajari cara-cara menjawab panggilan telefon masuk.
• Mengetahui asnaf-asnaf yang layak menerima wang zakat.

MINGGU 4

(21/12/2014 - 26/12/2014) 

• Menerima surat masuk di kaunter.
• Membuat tempahan hotel.
• Pemberian cek bantuan perkapita kepada asnaf.
• Menjaga kaunter khidmat pelanggan dan memberikan layanan yang mesra kepada pelanggan yang datang berurusan dengan JZNK.

MINGGU 5 

(28/12/2014 - 01/01/2015) 

• Mengfakskan penyata zakat kepada pembayar zakat.
• Menerima pendaftaran kontraktor untuk bantuan baikpulih rumah asnaf.
• Menerima permohonan untuk bantuan awal persekolahan di bawah Asnaf Fisabilillah.
• Menjawab panggilan masuk dengan mesra dan menjawab segala pertanyaan dengan maklumat yang betul dan tepat.

MINGGU 6
(04/01/2015 - 08/01/2015) 

•  Menjual borang sebut harga kepada pembekal.
• Menerima surat masuk.
• Menerima pendaftaran kontraktor.
• Mengefaks penyata zakat.
• Menjawab panggilan masuk dengan mesra dan menjawab segala pertanyaan dengan maklumat yang betul dan tepat.
• Membuat beg cenderahati untuk diletakkan di dalam bilik Dato' Setiausaha.  

MINGGU 7

(11/01/2015 - 15/01/2015)  

• Memberikan maklumat tentang borang potongan zakat pendapat (PW02).
• Menjual sebut harga kepada pembekal.
• Mengakses Sistem Maklumat Zakat (SMZ) untuk semakan pembayaran zakat.
• Misi Bantuan Kemanusiaan Pantai Timur. 
• 
  
  

MINGGU 8 

(18/01/2015 - 22/01/2015)

• Membuat pengiraan Zakat Emas.
• Mencetak penyata zakat.
• Membuat laporan tahunan kutipan zakat bagi pejabat zakat daerah.
• Menerima pendaftaran kontraktor.

MINGGU 9
(25/01/2015 - 29/01/2015)

• Membuat memo untuk pejabat zakat daerah Kota Setar.
• Membuat agihan bantuan zakat Awal Persekolahan. 
• Mengemaskini Fail Meja bahagian korporat.
• Mencetak penyata bayaran zakat. 
• 
  
  
  
  
  
  
  
  

MINGGU 10

(01/02/2015 - 05/02/2015)

• Menjaga kaunter khidmat pelanggan dan memberikan layanan yang baik kepada pelanggan yang berurusan di kaunter.
• Mengefaks memo kepada pejabat zakat daerah.
• Mencetak maklumat borang Bantuan Awal IPT.
• Membuat agihan bantuan zakat Awal persekolahan bagi fasa yang kedua. 
• 
  
  
  
  
  

MINGGU 11
(08/02/2015 - 12/02/2015)

• Mempelajari prosedur memasukkan data laporan zakat mengikut jenis untuk bahagian kewangan.
• Mendraf surat masuk di bahagian korporat.
• Menjawab panggilan telefon di kaunter khidmat pelanggan.
• Mempelajari UBS (sistem perakaunan) di bahagian kewangan. 
• 
  
  
  
  
  
  
  
  

MINGGU 12

(15/02/2015 - 18/02/2015) 

• Mempelajari prosedur untuk membuat pesanan tempatan.
• Menjawab panggilan telefon di kaunter khidmat pelanggan.
• Menghulurkan bantuan tenaga kerja di pejabat zakat daerah Kota Setar untuk agihan bantuan Awal Persekolahan.
• Mencetak dan mengefaks penyata zakat. 
• 
  
  
  
  
  
  
  
  

MINGGU 13

(22/02/2015 - 26/02/2015) 

• Menjawab panggilan telefon di kaunter khidmat pelanggan.
• Mengemaskini fail di bahagian korporat.
• Membuat beg cenderahati untuk tetamu yang hadir membuat lawatan di JZNK.
• Mengemaskini alamat penyata zakat di Sistem maklumat Zakat.  

MINGGU 14

(01/03/2015 - 05/03/2015) 

• Mengemaskini alamat dan nombor telefon pejabat zakat daerah.
• Menerima dan menjawab panggilan telefon masuk.
• Mencetak dan mengefaks penyata zakat.
• Mengemas stor di bahagian korporat. 

 

MINGGU 15 

(08/03/2015 - 12/03/2015) 

• Mengemaskini fail bahagian korporat.
•  Mendraf surat masuk.
• Membuat semakan status bantuan zakat.
• Mengemaskini alamat penyata zakat.
• Menerima panggilan telefon masuk dan khidmat pelanggan. 

MINGGU 16 
(15/03/2015 - 19/03/2015)

• Menerima aduan pemanggil berhubungan dengan jabatan zakat.
• Mendraf surat masuk.
• Permohonan stok di bahagian pengurusan aset.
• Menghantar penyata zakat melalui e-mel dakwah kutipan.
• Mengemaskini alamat penyata zakat.  
• 
  
  

MINGGU 17
(22/03/2015 - 26/03/2015) 

• Membuat semakkan status permohonan bantuan zakat.
• Mengemaskini maklumat penyata zakat di Sistem Maklumat Zakat.
• Menerima aduan daripada pemanggil.
• Menghantar penyata zakat melalui e-mel.
• Majlis penyerahan bantuan awal persekolahan bagi asnaf Fisabilillah. 

MINGGU 18

(29/03/2015 - 02/03/2015) 

• Menerima borang cek batal.
• Megemaskini alamat penyata zakat di Sistem Maklumat Zakat.
• Membuat beg cenderahati untuk diberikan kepada VIP pada majlis yang akan diadakan di istana.
• Fotostat panduan permohonan barang di sistem pengurusan aset untuk staf baru. 

MINGGU 19
(05/04/2015 - 09/04/2015) 

• Mengemaskini stok cenderahati di stor bahagian korporat.
• Mendengar taklimat mengenai cara pengiraan zakat bersama kakitangan baru.
• Menghantar penyata zakat melalui faks.
• Menjawab panggilan masuk di kaunter khidmat pelanggan.
• Mengemaskini sudut bacaan bahagian korporat. 
  
  

  

  
  

  

MINGGU 20 
(12/04/2015 - 16/04/2015) 

• Mencetak penyata zakat.
• Mengemaskini stok dan membuat beg cenderahati VIP untuk diletakkan di dalam bilik Dato’ Setiausaha.
•  Membuat beg cenderahati untuk pelajar yang akan menamatkan latihan industri.
• Meminitkan surat di dalam fail procument.