Bab 4: Laporan Teknikal

4.1  Mencetak Penyata Zakat Melalui Sistem Maklumat Zakat (SMZ)

            Sistem Maklumat Zakat (SMZ)  yang diguna pakai oleh Jabatan Zakat Negeri Kedah (JZNK) merupakan salah satu cara ataupun kaedah untuk merekodkan dan mencatatkan jumlah kutipan zakat mengikut harian. Dengan menggunakan sistem ini segala maklumat tentang kutipan zakat dan maklumat bagi penyata zakat dapat dirujuk melalui sistem ini.

Ini secara tidak langsung dapat memudahkan dan menyenangkan para pekerja untuk mencari maklumat mengenai pembayar zakat dan dapat dijadikan sebagai rujukan. Di samping itu, dengan menggunakan sistem ini kita dapat melihat jumlah kutipan zakat yang dikutip pada setiap hari.

4.1.1        Spesifikasi / Jenis Peralatan Yang Digunakan

Untuk mencetak penyata zakat bagi pelanggan yang datang ke kaunter hanya menggunakan komputer, mesin pencetak penyata zakat dan slip penyata zakat. SMZ juga digunakan bagi mencetak maklumat laporan kutipan harian bagi bahagian kewangan untuk memasukkan data ke dalam Sistem Perakaunan Berkomputer (UBS).

4.1.2        Proses Kerja Yang Dilakukan

1.      Masuk pada pautan Sistem Maklumat Zakat (SMZ).

2.      Masukkan nama pegawai (xxxxx) dan kata kunci (xxxxxx).

3.      Klik di pautan “Kutipan Zakat” pada lajur yang ketiga.

4.      Pautan “Pertanyaan” dan klik pada “Penyata Zakat”.

5.      Masukkan nombor kad pengenalan individu dan tekan “Enter”.

6.      Pilih penyata untuk tahun semasa atau tahun yang diminta.

7.      Cetak maklumat penyata zakat yang telah dipaparkan.

4.1.3        Kesimpulan

Sistem Maklumat Zakat (SMZ) yang diguna pakai oleh JZNK merupakan sistem yang sangat sistematik dan tersusun bagi menyimpan segala maklumat mengenai kutipan zakat. Di samping itu, sistem yang digunakan ini adalah selamat untuk disimpan dan digunakan dari di dicerobohi oleh pihak luar. Saya berasa amat bertuah kerana berpeluang menggunakan salah satu sistem yang digunakan oleh JZNK ini. Secara tidak langsung memberikan pengalaman dan meningkatkan kemahiran saya dalam menggunakan teknologi maklumat. 

4.2  Kaunter Khidmat Pelanggan

Kaunter Khidmat Pelanggan terletak di Aras 3, Menara Zakat. Segala urusan mengenai pertanyaan pelanggan, aduan, dan penerimaan surat masuk dilakukan di kaunter. Panggilan masuk diterima melalui kaunter khidmat pelanggan dan akan disambungkan ke bahagian-bahagian yang berkenaan.

4.2.1 Spesifikasi / Jenis Peralatan Yang digunakan

Seperti jabatan-jabatan lain telefon merupakan satu keperluan untuk berkomunikasi antara satu sama lain dan untuk membuat panggilan telefon dengan pihak luar. Kaunter khidmat pelanggan diletakkan di bawah bahagian korporat kerana segala urusan dengan pihak luar diterima melalui kaunter terdahulu.

4.2.2 Proses Kerja Yang Dilakukan

a)      Panggilan Telefon

1.      Menjawab panggilan telefon semasa deringan pertama dan selewatnya-lewatnya semasa deringan kedua dan sebelum deringan ketiga.

2.     Mengendalikan panggilan dengan cekap dan berkualiti dan menyambungkan panggilan kepada bahagian / unit / pegawai yang diperlukan.

b)      Menerima Surat Masuk

1.      Menerima surat masuk daripada penghantar surat.

2.      Mengecap “TERIMA” pada surat yang dihantar.

3.      Setelah itu, letakkan surat-surat masuk / yang diterima di dalam dulang surat masuk.

4.      Mengucapkan “Terima Kasih” kepada penghantar surat setelah urusan selesai.

4.3  Pendaftaran Kontraktor

Jabatan Zakat Negeri Kedah (JZNK) menawarkan kepada kontraktor kelas F untuk mendaftar sebagai kontraktor yang dilantik untuk menghantar barang makanan dan membina, membaiki serta selenggara rumah asnaf. Pihak JZNK meletakkan pendaftaran di bawah bidang tugas pegawai Unit Perolehan. Pendaftaran kontraktor ini dibuka setiap tahun pada 1hb Disember sehingga 31hb Januari iaitu selama dua bulan.

4.3.1 Spesifikasi / Jenis Peralatan Yang Digunakan

Kontraktor yang datang untuk mendaftar dengan pihak JZNK hendaklah membawa salinan sijil-sijil CIDB, SPKK, PKK, SSM dan penyata bank dua bulan yang terkini.  Mereka dikehendaki untuk mengisi borang yang telah disediakan oleh pihak jabatan. Selepas itu, mereka hendaklah menulis nama syarikat mereka di buku log kuning jabatan untuk semakkan pegawai perolehan. 

4.3.2        Proses Kerja Yang Dilakukan

1.      Menyemak salinan sijil-sijil yang dikehendaki oleh pegawai sebagai syarat untuk mendaftar dengan JZNK.

Profil Syarikat

SSM 

CIDB

SPKK

PKK

Penyata Bank 

Penyata Bank

2.      Setelah selesai menyemak salinan sijil-sijil yang diperlukan, pihak kontraktor dikehendaki untuk mengisi borang pendaftaran kontraktor yang disediakan oleh pegawai dengan lengkap.

3.      Borang pendaftaran kontraktor akan dikepilkan sekali bersama-sama dengan salinan sijil / profil syarikat mereka untuk rujukan pegawai.

4.      Pihak kontraktor diminta untuk melengkapkan daftar kontraktor di dalam buku log kuning JZNK untuk proses cabutan undi projek. Ini kerana untuk memudahkan urusan panggilan cabutan undi.

4.3.3        Kesimpulan

Pendaftaran kontraktor di JZNK dibuka pada 1hb Disember sehingga 31hb Januari iaitu selama dua bulan sepanjang tahun. Peluang ini dibuka kepada kontraktor bumiputera untuk mereka mencari rezeki di samping membantu golongan asnaf yang layak menerima bantuan zakat.

Antara projek yang ditawarkan kepada kontraktor ialah membaik pulih, membina dan menyelenggarakan rumah asnaf. Selain itu, pihak JZNK juga membuka sebut harga kepada pembekal bahan mentah seperti keperluan makanan harian untuk asnaf yang memohon bantuan makanan bulanan.