Bab 5: Dapatan dan Cadangan

Saya sebagai pelajar latihan industri ingin memberikan sedikit dapatan dan cadangan untuk Jabatan Zakat Negeri Kedah (JZNK) supaya dapat membangun dengan lebih maju. Berkemungkinan juga ia dapat memperbaiki dan memberi kemudahan dan keselesaan bagi semua pihak serta boleh digunakan oleh pihak pengurusan pada masa akan datang.

5.1 Dapatan         

            Hasil laporan ini secara keseluruhannya memberi pengetahuan dan kemahiran yang berguna khususnya dalam bidang kesetiausahaan dan pengurusan pejabat. Sepanjang menjalani latihan di Jabatan Zakat Negeri Kedah (JZNK), saya memperoleh banyak pengetahuan dan pengalaman baru yang amat berguna kepada seorang pelajar yang akan melangkah masuk ke alam pekerjaan kelak. Ini merupakan salah satu kelebihan yang ada untuk pelajar politeknik berbanding pelajar dari institusi pengajian tinggi yang lain.

            Dalam tempoh selama 20 minggu, saya amat berpuas hati dengan kerjasama, perhatian serta tunjuk ajar yang diberikan oleh kakitangan JZNK tidak kira pangkat dan kedudukan. Pengetahuan dan kemahiran yang diperoleh dari minggu pertama hingga minggu ke dua puluh telah banyak membantu saya dalam meningkatkan prestasi, kemampuan dan mengenal pasti kelemahan yang ada di samping mengaplikasikan teori yang dipelajari di dalam kelas.

            Antara pendapat atau pandangan yang saya ingin berikan ialah:

Ø  Kedudukan kaunter khidmat pelanggan yang terletak di Aras 3 menyukarkan orang lain yang berurusan dengan JZNK. Sebagai contoh, untuk proses permohonan bantuan zakat dilakukan oleh pegawai PZD. Sesetengah pihak yang ingin memohon bantuan terpaksa turun ke aras bawah semula apabila dimaklumkan PZD Kota Setar terletak di Aras Tanah. Kadangkala warga emas yang uzur datang ke JZNK perlu menaiki lif ke Aras 3 untuk bertanya status permohonan bantuan.

Ø  Kontraktor yang datang untuk mendaftar dengan pihak JZNK akan ke kaunter khidmat pelanggan untuk mengisi borang pendaftaran kontraktor. Hal ini menyebabkan kesesakan kaunter dan pihak lain yang ingin berurusan dengan pihak JZNK seperti penghantaran surat, pertanyaan orang luar mengenai zakat dan panggilan telefon tidak dapat disegerakan.

5.2 Cadangan

            Penerimaan saya untuk menjalankan latihan industri di Jabatan Zakat Negeri Kedah (JZNK) amatlah dihargai. Oleh itu, saya ingin mengemukakan beberapa cadangan dan idea  yang mungkin boleh digunakan oleh pihak pengurusan pada masa akan datang.

Ø  Untuk menjadikan JZNK sebagai sebuah organisasi yang sentiasa dipandang tinggi oleh masyarakat sekeliling, pihak pengurusan JZNK dan pegawai-pegawai Pejabat Zakat Daerah (PZD) hendaklah sentiasa menepati masa dan menjalankan kerja dengan amanah dan efisien. Seperti yang sedia maklum bahawa pihak JZNK mempunyai banyak skim bantuan zakat dan kekurangan tenaga kerja di PZD menyukarkan pegawai keluar untuk membuat siasatan. Namun, jika pegawai mengatur masa dengan efisien dan tidak membuang masa dan melakukan kerja dengan amanah, proses permohonan bantuan zakat untuk asnaf dapat disegerakan.

Ø  Seperti jabatan-jabatan lain, kaunter khidmat pelanggan selalunya diletakkan di hadapan pintu masuk pejabat. Seperti yang sedia maklum bahawa JZNK mempunyai 10 tingkat dan saya mencadangkan agar kaunter khidmat pelanggan ditempatkan di aras bawah untuk memudahkan orang ramai yang berurusan dengan JZNK. Justeru, pihak JZNK perlu memikirkan inisiatif yang perlu diambil untuk masalah ini. Selain itu, pegawai khidmat pelanggan yang ada di JZNK sebanyak seorang. Seharusnya kaunter khidmat pelanggan memerlukan sekurang-kurangnya sebanyak dua orang pegawai untuk menguruskan kaunter khidmat pelanggan. Oleh itu, pelanggan yang datang tidak perlu untuk menunggu lama untuk berurusan dengan pegawai jika kaunter diuruskan dua orang pegawai.

Ø  Pegawai yang menguruskan bahagian pendaftaran kontraktor seharusnya menyediakan kaunter berasingan untuk pendaftaran. Di samping itu, pegawai khidmat pelanggan dapat menjalankan tugas tanpa sebarang gangguan. Jika perkara ini terus berlanjutan pihak luar yang berurusan dengan JZNK akan menyalahkan pegawai kerana tidak melakukan kerja dengan baik. Hal ini akan menyebabkan imej dan nama baik JZNK akan tercalar. Saya percaya pihak pengurusan JZNK boleh mempertimbangkan cadangan ini.